- Cada Archivo – Biblioteca establecerá su propio horario de consulta y podrá tener unas normas especificas que notificará al investigador cuando llegue al centro.
- Las consultas a la documentación se realizarán en el espacio que este habilitado por cada Archivo – Biblioteca que conforman la Provincia Franciscana de la Inmaculada. Asimismo, la solicitud traslado de documentación archivística o libraria a instituciones culturales con finalidades divulgativas (exposiciones) o técnicas (digitalizaciones) deberá gestionarse con cada centro y requerirá el permiso expreso del Definitorio Provincial, que será exclusivo para la actividad concreta que se solicite.
- El acceso a la documentación se realizará bajo el control del personal del Archivo – Biblioteca, habiendo concertado previamente una cita por medio de correo electrónico o vía telefónica.
- Cada investigador externo a la Provincia deberá de rellenar una ficha de consulta donde se especificará el asunto de la investigación y sus datos personales.(Se informará que todos los datos que serán custodiados y gestionados de conformidad con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal)
- Se facilitará al investigador toda aquella documentación que le pueda ser interesante en su investigación y se encuentre en los fondos. Está permitido fotografiar el 10% del total del documento solicitado para consulta, con el compromiso asociado de enviar el material fotografiado a la persona responsable del centro que custodia ese documento. Cada centro puede modificar la cuestión de la digitalización, permitiendo o no la reproducción de los documentos.
- No se debe alterar el orden de la documentación y expedientes, aunque no se encuentren numerados. El investigador podrá utilizar ordenador portátil o tablet en la sala de consulta. Solo podrá utilizar lápiz para realizar anotaciones en un cuaderno personal.
- Toda aquella documentación no inventariada, en mal estado de conservación o que esté en proceso de tratamiento no podrá ser consultada. Serán de acceso restringido los documentos que contengan información cuya difusión pudiera entrañar riesgos para la seguridad institucional o de terceros.
- El investigador se compromete a enviar un ejemplar de su investigación que haya realizado utilizando los fondos de la provincia.
- Para la reproducción de documentación deberá de preguntar al responsable del Archivo – Biblioteca. Así mismo que prohibida la reproducción de obras protegidas por la ley de propiedad intelectual. En el caso de realizar digitalización se deberá de dejar una copia en el archivo o biblioteca.
- El acceso al depósito de los fondos está totalmente prohibido.
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Para realizar la consulta o digitalización de fondos restringidos, que todavía no estén inventariados o sobre los que se te tenga un particular interés al margen de la investigación, se deberá elaborar una petición expresa con un informe asociado sobre la necesidad y finalidad de esta actividad, que será remitido al Definitorio Provincial. Éste valorará la petición y la aceptará o denegará en virtud de los intereses de la Provincia.
