La Provincia Franciscana de la Inmaculada Concepción, erigida canónicamente el 1 de enero de 2015, determinó que el Archivo y la Biblioteca Provincial se instalasen en el convento de San Francisco el Grande.- Madrid.
Esta Provincia tiene su Archivo-Biblioteca Provincial con la denominación:
ARCHIVO-BIBLIOTECA PROVINCIAL MADRID (ABFP) y sus fondos están formados por la documentación de los Archivos y Bibliotecas de las Provincias Franciscanas extinguidas.
El Archivo-Biblioteca Provincial (ABFP), acoge además la documentación del antiguo Archivo Franciscano Ibero-Oriental (AFIO), considerado uno de los archivos misionales más interesantes de la Iglesia. Nació en Extremo Oriente a finales del siglo XVI como resultado de la acción evangelizadora de la Provincia Franciscana de San Gregorio Magno en Filipinas, China, Japón, Islas Molucas, Célebes e Indochina (1578-1898). En 1900 los franciscanos trasladaron este patrimonio documental a España depositándolo primero en Pastrana (Guadalajara) y con posterioridad en Madrid. Al trasladarse al convento de San Francisco el Grande con la nueva Provincia de la Inmaculada, tras la revisión técnica y la actualización, la documentación que hasta la fecha figuraba bajo la denominación de Archivo Franciscano Ibero Oriental (AFIO), pasa a considerarse y describirse como Fondo AFIO, integrado en el ARCHIVO-BIBLIOTECA PROVINCIAL MADRID (ABFP), conforme a la organización archivística aplicada en esta Provincia Franciscana.
En breve este fondo se podrá consultar en la página web de los Archivos y Bibliotecas franciscanas de España. Archivo-Biblioteca Provincial - Provincia Inmaculada Concepción - San Francisco el Grande.
El convento de San Francisco el Grande acoge también la Biblioteca Cardenal Cisneros de la CONFRES. Consultable en la misma web.
ARCHIVO-BIBLIOTECA FRANCISCANO PROVINCIAL MADRID (ABFP)
NORMAS DE PROTECCIÓN, ACCESO Y CONSULTA
DICHAS NORMAS SE ESTABLECEN ACORDE A LA NORMATIVA ECLESIAL DE LA JURISDICCIÓN FRANCISCANA DE LA PROVINCIA DE LA INMACULADA CONCEPCIÓN, EN LA QUE SE DETERMINA Y ASEGURA LA CORRECTA GESTIÓN DOCUMENTAL, CONSERVACIÓN Y PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO Y BIBLIOGRÁFICO.
El Archivo-Biblioteca Franciscano Provincial Madrid (ABFP) tiene la responsabilidad de velar por la conservación y correcta utilización de sus documentos, es por ello que se establecen ciertas restricciones en cuanto al acceso, investigación y publicación de la documentación que considera conveniente basándose en la normativa y legislación general y en la normativa eclesial de la jurisdicción franciscana de la Provincia de la Inmaculada Concepción.
El acceso al Archivo-Biblioteca Franciscano Provincial Madrid (ABFP) es público, pero, puesto que su titularidad es privada, corresponde al Archivero-Bibliotecario Provincial, por encargo de la autoridad de la Provincia Franciscana de la Inmaculada Concepción, tutelar este centro documental.
NORMATIVA DE ACCESO
- El Archivo-Biblioteca Franciscano Provincial Madrid (ABFP) es una institución de carácter privado, que se reserva el derecho de admisión.
- Todo usuario deberá acreditar, para acceder a los servicios del Archivo-Biblioteca, su personalidad mediante el DNI o documento equivalente. Se le abrirá una Ficha de usuario donde quedarán registradas todas las peticiones de documentación.
- Los usuarios trabajarán en la Sala de Consulta. Siendo este espacio limitado a 7 usuarios, no se recibirán más usuarios que los que admite dicha sala. El acceso al depósito o salas contiguas queda reservado al personal del Archivo-Biblioteca.
- No está permitido el acceso a la Sala de Consulta con bolsos, portafolios, maletines, carteras, maletas u otros objetos personales voluminosos, debiendo depositarlos en la sala habilitada a tal efecto.
- No está permitido fumar o introducir alimentos y/o bebidas.
- No está permitido el uso de cámaras fotográficas, de vídeo o móviles dentro de la Sala de Consulta, por lo tanto, queda prohibido reproducir documentos, fotografiar documentos, instalaciones y/o equipamientos.
- Por respeto al resto de usuarios se debe guardar absoluto silencio. Los teléfonos móviles estarán apagados o en modo silencio, y las llamadas se contestarán fuera de la Sala de Consulta para no molestar a otros usuarios.
- Está permitida la introducción en la Sala de Consulta de portátiles siempre y cuando no contravengan el punto 6. El uso de escáner queda prohibido.
- La solicitud de documentos se realizará cumplimentando correctamente, con claridad, rellenando todos los campos, firmando y enviando al correo
Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. la Solicitud de Consulta en Sala, al menos 5 días antes del acceso al Archivo-Biblioteca. - La consulta se limita a 10 documentos o unidades por día y por investigador.
- El número de unidades archivísticas originales no excederá de 3 por petición; salvo que fuesen documentos sueltos en cuyo caso el límite sería de 10.
- Se dejará de servir documentación quince minutos antes del cierre del Archivo-Biblioteca.
- Teniendo en cuenta que todo documento es único, esto requiere atenciones especiales, por una parte, la vulnerabilidad de los materiales, del paso del tiempo, el estado del soporte, las condiciones específicas de la tinta, la encuadernación o las cubiertas y, por otra parte, el manejo. Por estos motivos:
- No se pondrá sobre el documento el papel donde se escribe.
- No se apoyarán sobre él los brazos o las manos.
- Al volver las hojas o utilizar el documento se actuará con el debido miramiento.
- Está prohibido dejar papeles o cualquier tipo de marcadores o marcas en el interior de los documentos.
- Si se está consultando el contenido de un legajo de documentos sueltos, nunca se alterará el orden de las hojas ni de los fascículos.
- El instrumento apropiado y autorizado para tomar apuntes será el lapicero. Queda, por tanto, prohibido el uso del bolígrafo, pluma o rotulador, mientras se trabaje o investigue en la Sala de Consulta.
- Se atenderán en todo momento las instrucciones del personal del Archivo-Biblioteca.
- La documentación podrá ser facilitada únicamente cuando su estado de conservación así lo permita y además no esté sujeta a la protección de la legislación Franciscana, y en su caso, la legislación civil.
- En caso de que se observara cualquier acto que fuera en perjuicio de la conservación del documento, se procederá de inmediato a la retirada del mismo, y se denegará el acceso futuro al investigador responsable.
- Cualquier otra eventualidad, será evaluada por el Archivero-Bibliotecario Provincial.
- Podrán consultarse las Publicaciones Seriadas dispuestas en la Biblioteca auxiliar de la Sala de Consulta, una vez utilizadas, deberán ser colocadas en su sitio.
NORMATIVA DE REPROGRAFÍA
- Este Archivo- Biblioteca Franciscano Provincial (ABFP) de la Provincia Franciscana de la Inmaculada Concepción en Madrid (España), no autoriza, con carácter general la digitalización por personal externo. Las reproducciones serán exclusivamente realizadas por personal del Archivo-Biblioteca. Todas ellas siempre tendrán una marca de agua sobre el documento, tanto en soporte físico como digital.
- Las reproducciones digitales de los documentos se pueden solicitar mediante el formulario al efecto suministrado por el personal del Archivo-Biblioteca. Este debe ser cubierto de forma clara y legible, indicando los datos exactos del documento a reproducir para su localización. Se debe indicar en la solicitud su destino o uso (investigación, publicación con fines científicos/divulgativos o comerciales, para uso de audiovisuales, etc.)
- Todas estas peticiones deben firmarse y fecharse por el investigador peticionario y su representante si lo hubiese.
- La reproducción que se solicite es para uso científico exclusivo del solicitante y no significa autorización para publicar el documento digitalizado. Dicha autorización debe solicitarse a la dirección del Archivo-Biblioteca.
- Todas las peticiones, una vez autorizadas, serán abonadas antes de su reproducción mediante ingreso en la Cuenta bancaria de la Provincia Franciscana de la Inmaculada Concepción que será facilitada por el personal del Archivo-Biblioteca.
- Las copias se emplearán exclusivamente en los términos de uso y tiempo acordados en la autorización. No se permitirá la obtención de copias ni duplicados.
- Las reproducciones solicitadas y autorizadas no serán transferidas a otras personas físicas o jurídicas.
- El Archivo-Biblioteca Franciscano Provincial Madrid (ABFP) se reserva el derecho de Propiedad sobre las imágenes, y en todos los casos se declaran los derechos de reproducción a favor de la Provincia Franciscana de la Inmaculada Concepción, imprimiendo: Copyright Provincia Inmaculada Concepción. Derechos reservados. Prohibida la reproducción total o parcial. Edición autorizada núm……
- En el caso de concederse una autorización, esta será válida para una sola edición. Para nuevas ediciones se precisa autorización en similares condiciones.
- El autor de cualquier obra que contenga reproducciones autorizadas se compromete a la entrega de al menos dos ejemplares de la edición, salvo que exista convenio de colaboración y en este se estipule un número mayor.
- El investigador se compromete a consultar al Archivo-Biblioteca sobre el texto a colocar en el «pie de foto» para la reproducción de sus fondos antes de su edición.
- El Archivo-Biblioteca se reserva el derecho de pedir ulteriores informaciones al solicitante y, en todo caso, denegar la solicitud si lo estima oportuno.
- El incumplimiento de los términos de la Autorización llevará anejas las responsabilidades legales a que hubiere lugar.
- Para toda reproducción por cualquier otro sistema, deberá solicitarse la oportuna autorización.
INCUMPLIMIENTO A LA NORMATIVA
- El incumplimiento de esta normativa o de cualquier otra indicación del personal del Archivo-Biblioteca podrá implicar la retirada inmediata del acceso y la denegación de futuras consultas del investigador y su equipo.
- El causante de daños, desperfectos o sustracciones incurrirá en la responsabilidad administrativa y judicial correspondiente.
